Protokoll från tidigare stämmor

STÄMMOPROTOKOLL ÅRSSTÄMMA MARSTA SAMFÄLLIGHET 2024-08-21

Tid: 19.00 Plats: Stora Vika skola

  1. Stämman öppnades och deltagarna hälsades välkomna
  2. Stämman valde Marie Anklew till ordförande för stämman och Ewa Landin till mötets sekreterare
  3. Stämman valde Thomas Landin och Matz Carlsson till justerare tillika rösträknare
  4. Stämman godkände mötets utlysande även om den även detta år varit något försenad
  5. Dagordningen godkändes efter begäran om att komplettera med punkt 15 övriga frågor samt punkt 16 avslutning
  6. 2023 års räkenskaper avhandlades och godkändes av stämman.
    Fråga om vad som ingår i posten Övriga externa kostnader angavs vara i huvudsak extern entreprenör för väghållning. Entreprenören LR Entreprenad AB fick på stämman beröm för sitt arbete och information gavs om att denne har 1 år kvar innan ny upphandling behöver göras. Övrigt under året som berör ekonomi har handlat om moms där ett större belopp återvunnits. Därefter har föreningen avregistrerats för moms efter beslut från Skatteverket.
  7. Revisionsberättelsen för 2023 års räkenskaper godkändes av stämman.
  8. Stämman gav styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2023.
  9. Inga motioner hade lämnats in till stämman.
  10. Stämman beslöt att godkänna förslaget om ersättning till styrelse och funktionärer som också är oförändrat från tidigare år. Ersättning till revisor på löpande räkning godkändes.
  11. Styrelsens förslag till inkomst- och utgiftsstat/budget genomgicks och godkändes.
    Kommentar om att kostnaden för redovisning har ökat kraftigt och borde ligga på ca hälften av det nu budgeterade kom upp på mötet. Utfallet för 2024 får ge indikationer inför 2025. Avsaknad av åtgärder på vägar i underhållsplanen belystes. 
    Asfaltering/vägreparationer kommer att ha prioritet kommande år och det finns medel avsatta för åtgärder.
  12. Valberedningens förslag till nya styrelseledamöter gav följande resultat:
    - Marie Anklev, Ordförande, fyllnadsval 1 år
    - Nina Franzén, Ledamot, nyval 2 år
    - Modesta Lesina, Ledamot, nyval 2 år
    - Angelica Bremberg, Ledamot, fyllnadsval 1 år
    - Harri Fagerlund, Ledamot, 1 år kvar
    - Nathali Lundberg, Ledamot, fyllnadsval 1 år
    - Sofie Landin, Ledamot, fyllnadsval 1 år
    - Eva Sundström, Suppleant, fyllnadsval 1 år

    Val av revisor: 
    Jacob Biderholt - Parameter Revision AB
  13. Stämman valde Thomas Landin samt Ewa Landin till valberedning inför nästa års stämma
  14. Stämman valde firmatecknare ordförande samt kassör att två i förening tecknar firma och godkänna transaktioner i internetbank. Ändrat från formuleringen ordförande/kassör/sekreterare.
  15. Övriga frågor som avhandlades rörde:
    - Skapandet av arbetsgrupper. Ordförande belyste att föreningens behov av aktiviteter och uppfyllande av ansvar inte enbart kan hanteras av styrelsen utan behöver stöd och hjälp av föreningens medlemmar. Styrelsen återkommer med förslag på tillfälle för styrelsemöte där intresserade kan komma för att anmäla intresse för arbetsgrupper eller på annat sätt kontakta styrelsen om intresse finns att ingå i någon arbetsgrupp.
    - Information av vikt för föreningens medlemmar ska löpande läggas upp på hemsidan storavika.se men även puffas för i sociala medier eller gå ut via mail beroende på typ av information. Informationsspridningen behöver förbättras generellt.
    - Önskemål om att varje fastighetsägare försöker hålla efter och rensa växtlighet ut mot väg framfördes.
    - Rosenparken behöver ett lyft. Styrelsen får i uppdrag att tillsammans med medlemmarna titta på vad och hur. En städdag under hösten behövs och kommer att utlysas.
    - Nynäshamns kommun bedöms satsa för lite eller inget alls på Stora Vika. Stämman uppmanade alla att använda möjligheten för Medborgarförslag för önskemål om satsningar. Medborgarförslag som får mer än 30 röster måste avhandlas i kommunstyrelsen och kan ge goda resultat och förhoppningsvis ökad fokus på Stora Vika.
    - Föreningens stadgar bör läggas upp på föreningens hemsida.
  16. Ordföranden tackade för visat intresse och avslutade stämman.


 STÄMMOPROTOKOLL ÅRSSTÄMMA MARSTA SAMFÄLLIGHET 2023-06-07

Tid: 19.00 Plats: Gymnastiksalen, f.d Stora Vika skola

  • 1. Stämman öppnades och deltagarna hälsades välkomna

  • 2. Stämman valde Matz Carlsson till ordförande för stämman och Ewa Landin till mötetssekreterare

  • 3. Stämman valde Thomas Landin och Eva Sundström till justerare tillika rösträknare.

  • 4. Stämman godkände mötets utlysande även om den detta är också varit något försenad.

  • 5. Dagordningen godkändes med kommentaren att punkten 12 (13) skall raden"styrelsens förslag (bilaga 8) strykas. Beslut även att flytta om punkterna 12 och 13 i ordningsföljden.

  • 6. 2022 års räkenskaper avhandlades och godkändes av stämman. Fråga om hur många kvarvarande gamla armaturer som finns kvar angavs ca 70 stav totalt ca 120 som kommer att behöva bytas ut framöver.Fråga gällande X3-skyltar som ska markera farthinder som har beställts angavs attman testat 2 st som inte har fungerat bra, andra varianter ska testas som intehindrar t.ex. snöröjning eller kan ge skador på vägar och annat.

  • 7. Revisionsberättelsen för 2022 års räkenskaper godkändes av stämman

  • 8. Stämman gav styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2022

  • 9. Inga motioner hade lämnats in till stämman.

  • 10. Stämman beslöt att godkänna förslaget om ersättning till styrelse och funktionärersom också är oförändrat från tidigare år. Ersättning till revisor på löpande räkninggodkändes. Budget för 2023 anger en planerad revisionskostnad på 17 600 kr. Uppföljning får göras av föreningens nya styrelse.

  • 11. Styrelsen informerade kort om effekten av ändrade momsregler som inneburit att åren 2021 och 2022 arbetats efter beslut på föregående års stämma och som motbakgrund av tidigare års omfattande kostnader för vägar inneburit att en större post kunnat återvinnas i moms.

  • 12. Valberedningens förslag till nya styrelseledamöter gav följande resultat:

  1. Steven Odelius Ordförande nyval 2 år

  2. Nils Nessling Ledamot nyval 2 år

  3. Harri Fagerlund Ledamot nyval 2 år

  4. Jim Polland Ledamot nyval 2 år

  5. Cecilia Lövquist Ledamot nyval 2 år

  6. Ove Rudelöv Ledamot 1 år kvar – avstod – därigenom vakant

  7. Cecilia Pagard Ledamot 1 år kvar – avstod – därigenom vakant

  8. Mari Anklew Suppleant nyval 1 år

  • 13. Stämman genomgick styrelsens förslag till inkomst- och utgiftsstat/budget, underhållsplan, framlagd debiteringslängd och förfallodagar för 2023. Avgiften per andel beslutades till 1600 kr/andel inklusive moms och kommer att utdebiteras med förfallodag satt till 2023-07-31. Stämman har även detta år hållits något senare än stadgarna anger. Skälet till detta har varit att alla underlag inte kommit in i tid och hård arbetsbelastning på föreningens revisor. Valberedningens förslag har inte heller kommit in före stämman utan redovisades på stämman, se föregående punkt. Ett tillägg till föreslagen budget att avsätta i underhållsfond den moms som återvunnits ca 400 000 kr, se avsnittet Ekonomi i förvaltningsberättelsen, godkändes av stämman.

  • 14. Föreningens tidigare revisor har avsagt sig sitt uppdrag, förslag på ny revisorFredrik Thorell, Thorells Revision AB godkändes av stämman.

  • 15. Förslag gällande stadgeändrig, bilaga 9, att ändra angiven stämmoperiod till april varje år godkändes av stämman

  • 16. Stämman valde Ann-Christine Nessling samt Angelica Bremberg till valberedning med Ann-Christine Nessling som sammankallande.

  • 17. Stämman godkände fortsatt upplägg för firmatecknare att två i förening – ordförande/kassör/sekreterare , var för sig vid transaktioner via internetbank.

  • 18. Övriga frågor

  1. Fråga om policy att protokollföra kommunikation mellan styrelse och medlemmar avslogs, större frågeställningar kan avhandlas på ordinarie styrelsemöten som alltid protokollförs.

  2. Ny upphandling av snöröjning inför kommande vintersäsong ska genomföras då avtalet löper ut.

  3. - Upphandling och planering av etapp 2 av asfaltering vägar ska genomföras avseende Bondängsvägen, Marstavägen, Uddgärdesvägen, Hillersjövägen, Åkerbyvägen samt Mariebergsvägen.

  4. Ev. nya lån som måste upptas inför etapp 2 kan kräva en extra stämma för beslut.

  • 19. Stämmoprotokollet kommer att hållas tillgängligt på hemsidan, marstasff.se.

  • 20. Stämman avslutades och avgående styrelseledamöter tackades för sitt arbete det gångna året.